Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Кто принимает решение о выделении кадровых документов к уничтожению

В ходе деятельности компании в ней накапливаются документы, и рано или поздно встаёт вопрос об их уничтожении. Решать его нужно по определённым правилам, о которых мы расскажем в этой статье. Те, у которых истёк срок хранения, и которые разрешил уничтожить коллективный совещательный орган — экспертная комиссия. Для разных документов законодательно зафиксированы разные сроки хранения:. Обратите внимание: срок хранения документа начинает отсчет после 1 января года, следующего за тем, в котором было окончено делопроизводство по нему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Уничтожение документов

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации Как правильно заполнить личный листок по учету кадров Все кадровые статьи в гостевом доступе.

Предыдущая статья. Делопроизводство Архивное дело. Теги: Делопроизводство , Архивное дело. Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота. В процессе деятельности организации создается огромное число документов. Как избавиться от ненужных документов, а также выявить документы, подлежащие уничтожению, читайте в данной статье. В процессе деятельности любой организации создается значительнее число документов, однако их ценность неодинакова.

Различная ценность информации, зафиксированной в документах, обуславливает необходимость ее внимательной оценки. Основным критерием определения ценности документов является их содержание. Документы, содержащие справочную оперативную информацию, нецелесообразно хранить продолжительное время, так как после использования такой информации в оперативных целях они теряют свое значение. В то же время те документы, которые могут быть использованы в научных или практических целях, нужно хранить более продолжительное время или постоянно.

В зависимости от ценности информации, содержащейся в документах, можно выделить 3 группы документов:. В деятельности любой организации образуются документы всех трех указанных групп, что неизбежно вызывает вопрос о необходимости уничтожения документов, которые не представляют практического либо научного интереса.

В процессе выделения документов к уничтожению необходимо, прежде всего, отобрать дела, не имеющие практического или научного значения. Этот отбор осуществляется на основании установленных сроков хранения документов и дел. Сроки хранения документов и дел определяют в результате экспертизы ценности.

В процессе экспертизы ценности определяют ценность или значение документов организации и сроки их хранения. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организациях создают постоянно действующую экспертную комиссию. Алгоритм действий при уничтожении документов и дел временного хранения.

Для уничтожения документов и дел временного хранения необходимо произвести следующий алгоритм действий. Основной функцией экспертной комиссии является рассмотрение и принятие решений по вопросам экспертизы ценности.

Данная комиссия принимает решения о согласовании и представлении на утверждение описей дел постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее 3 человек. Также в состав экспертной комиссии лучше включить и работника кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в состав этой комиссии в обязательном порядке включают работника этого архива.

Председателем экспертной комиссии назначают одного из руководящих работников организации как правило, заместителя руководителя. Экспертная комиссия действует в соответствии с положением о ней, утверждаемым руководителем организации. Основой для разработки Положения об экспертной комиссии в организации служит Типовое положение об экспертной комиссии, утвержденное Госкомархивом РБ.

Под Типовым положением об экспертной комиссии понимают Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное председателем Госкомархива РБ В организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственные архивы, Положение об экспертной комиссии согласовывают с соответствующими государственными архивами. Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляют отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации.

Следующий этап экспертизы ценности документов осуществляют в архиве организации. При передаче дел в архив организации осуществляют контроль за качеством экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляют по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в т. При определении сроков хранения руководствуйтесь перечнями типовых документов с указанием сроков хранения типовыми перечнями.

В настоящее время в Республике Беларусь действует 2 таких перечня:. При проведении экспертизы ценности документов можно использовать также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатывают министерства, иные республиканские органы государственного управления, организации, подчиненные Правительству, по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров. В этих перечнях наряду с типовыми находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы отрасли.

В случае если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливает экспертная комиссия организации. В процессе проведения экспертизы ценности документов отбирают дела для постоянного и долговременного свыше 10 лет хранения, а также выделяют к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.

Дела, отобранные к постоянному и длительному хранению, должны быть надлежащим образом оформлены, и на них нужно составить описи. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения производят после составления описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляют акты о выделении документов к уничтожению. При отборе документов к уничтожению необходимо осуществлять их полистный просмотр и не допускать отбор документов к уничтожению только на основании заголовков дел.

Шаг 4. Составляем акт о выделении документов и дел к уничтожению. Акт о выделении к уничтожению документов составляют, как правило, на дела всей организации. Акт можно также составлять и на дела отдельного структурного подразделения например, отдела кадров. Дела включают в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен акт.

Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в г. Дела с истекшими сроками хранения можно уничтожать по акту лишь в том случае, если в организации утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу за соответствующие годы.

Так, дела за г. Акты о выделении документов к уничтожению рассматривает согласовывает экспертная комиссия организации одновременно с описями дел, а только затем их утверждает руководитель организации.

Следует помнить, что в организациях, передающих документы на государственное хранение, акты руководители организации утверждают только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу соответствующим государственным архивным учреждением.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании экспертной комиссии организации одновременно со сводными описями дел. Шаг 6. После утверждения актов документы и дела, предназначенные для уничтожения, до передачи их организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, храним в архиве организации либо отдельном специально отведенном для них месте. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению хранят в специально отведенном для них месте, а затем передают организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Шаг 7. Сдачу документов и дел организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, оформляем приемо-сдаточными накладными. Шаг 8. Передаем документы и дела, предназначенные для уничтожения, организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Шаг 9. Указываем на акте данные о передаче документов и дел и подшиваем его в соответствующее дело. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают на акте, который подшивают в соответствующее дело.

При заполнении граф акта о выделении документов к уничтожению учитываются следующие требования. Допустимо указывать также групповые заголовки на однородные дела то есть заголовки на несколько дел одного вида. Этот вариант используют в том случае, если отбор документов и дел к уничтожению в организации осуществляется не ежегодно. Последний вариант в организациях встречается крайне редко. Предыдущая статья Наименование должности специалиста по закупкам. Панель инструментов.

Гибкие системы оплаты труда: порядок разработки и внедрения Комментарий к постановлению Минтруда и соцзащиты РБ от Проблемные вопросы применения законодательства о труде, возникающие в кадровой работе, и пути их решения 7.

Судебная практика: командировка вне контроля Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: формирование и оформление дел Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: пересмотр номенклатуры дел организации Контрактная система найма. Особенности оформления и перевода на иные формы найма Формы документов и примеры их заполнения Прекращение трудовых отношений с призывниками Особенности оформления трудовых отношений со сторожами вахтерами Заключение трудового договора Прием на работу по совместительству во время отпуска Режим гибкого рабочего времени при неполном рабочем времени Гибкий график работы с работником-надомником Расчет количества дней трудового отпуска Увольнение работника, находящегося на больничном Подпись приказа по личному составу Составление графика трудовых отпусков Планирование трудового отпуска за первый рабочий год Трудовой отпуск через две недели после начала рабочего года

Акт о выделении документов к уничтожению: констатируем и обосновываем

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбора для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации создается экспертная комиссия ЭК. Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из руководителей организации. Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. ЭК рассматривает описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, проекты номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий год, утвержденной руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации Как правильно заполнить личный листок по учету кадров Все кадровые статьи в гостевом доступе. Предыдущая статья. Делопроизводство Архивное дело.

Уничтожение кадровых документов

Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации. Процесс уничтожения документов Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее — только при условии, что документы восстановить будет невозможно.

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов. Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения М. В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности. Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации :.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

.

.

Алгоритм уничтожения документов и дел временного хранения

.

Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их Решения ЭК и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

.

Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения

.

Log on to OK

.

.

.

.

.

Комментариев: 1
  1. ulartusea

    Пожалуйста, расскажите, каковы шансы в суде оспорить завышение таможней стоимости авто и может ли это иметь финансовый смысл для истца?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2022 Юридическая консультация.